Datenschutz ist ein sensibles Thema. Denn personenbezogene Daten wie Name, Anschrift oder auch schon ein Foto von einer Person fallen unter die DSGVO und sind besonders schützenswert. Während wir in diesem Artikel schon auf das Thema Livestream und Datenschutz eingegangen sind, widmen wir uns heute Fotos auf Veranstaltungen.
Ein wichtiger Hinweis vorweg: Wir sind keine Rechtsanwälte oder Datenschutzbeauftragte. Wir haben zwar für diesen Beitrag gründlich recherchiert, geben aber keine Garantie auf unsere Tipps und Hinweise. Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten, der uns beim Thema Datenschutz berät.
Hinweis zu Fotoaufnahmen ist Pflicht
Bei jeder Veranstaltung werden Fotos gemacht. Ob nun intern mit der Handykamera oder professionell mit einer Spiegelreflexkamera, es gibt kein Event, dass nicht fotografisch festgehalten wird. Deswegen müssen Sie als Organisator die Gäste informieren, dass Sie oder ein Fotograf Bilder machen. Am einfachsten geht dies mit einem Hinweisschild, beispielsweise am Eingang zum Event. Ein kurzer Text genügt, Vorgaben dazu gibt es genug im Internet. Aber auch schon beim Ticketkauf kann ein Absatz in der Bestätigungsmail ausreichen. Wer ganz auf Nummer sicher gehen will, lässt sich die Einwilligung schriftlich von jedem einzelnen Gast einholen. Dazu gibt es zahlreiche Musterformulare im Internet.
Besondere Regelung für Großveranstaltungen
Eine Besonderheit gibt es bei sogenannten “Beiwerken”. Wenn die Person zwar auf dem Foto zu sehen ist, aber nur am Rand und nicht wirklich erkennbar, muss der Fotograf keine Einwilligung einholen. Der Hauptfokus des Bildes liegt zum Beispiel auf der Location und nur am Rand steht eine Person mit dem Rücken zur Kamera. Daneben dürfen Fotos von Versammlungen und anderen Großveranstaltungen laut dem Kunsturhebergesetz (KUG) auch jederzeit ohne Einwilligung veröffentlicht werden.
Drei Fragen zum Thema Datenschutz und Fotoaufnahmen
Wer sich noch unsicher ist, welche Regeln jetzt für Fotos und Videoaufnahmen von der Veranstaltung gelten, kann sich an den folgenden drei Fragen orientieren:
Werden die Fotos intern oder extern verwendet?
Wird das Foto nur für den firmeninternen Newsletter verwendet, reicht es häufig, Personen so zu retuschieren, dass sie nicht mehr erkennbar sind. Dazu können Sie beispielsweise die Auflösung so niedrig einstellen. Wird das Foto hingegen extern verwendet und auf Facebook gepostet, brauchen Sie zwingend die Einverständniserklärung der fotografierten Personen.
Kann die fotografierte Person ein Problem mit dem Bild bekommen?
Keiner will dabei fotografiert werden, wenn er etwas isst oder gerade niest. Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie die fotografierte Person nicht in einer für sie unangenehmen Situation abbilden. Dabei zählt es nicht, ob Sie die Aufnahme nur intern oder auch extern verwenden.
Öffentliche oder private Veranstaltung?
Das Firmenjubiläum, die Abschlussfeier eines Kollegen oder die Weihnachtsfeier: immer wieder gibt es auch im beruflichen Kontext Veranstaltungen, die privater Natur sind. Bei der Veröffentlichung von Fotos müssen alle Personen vorher einwilligen. Denn eventuell rechnen die Gäste nicht mit, dass die Bilder auf Instagram geteilt werden und fühlen sich dabei unwohl. Ist die Veranstaltung hingegen öffentlich, reicht wie oben beschrieben ein kurzer Hinweis.
Das Thema Datenschutz kann einem schon den Schlaf rauben. Vor allem wenn man ein großes Event plant und 100 Tasks auf seiner To Do Liste stehen hat. Da hilft es, den richtigen Partner an der Seite zu haben. Wir von Livestream Services planen nicht nur Livestreams, sondern auch Veranstaltungen aller Art. Auch bei der DSGVO behalten wir den Überblick. Rufen Sie uns gerne an unter 089 41 41 453 20 oder schreiben Sie eine E-Mail an hello@livestream-services.de