Du planst eine digitale Konferenz, weißt aber noch nicht wo du anfangen sollst? Kein Problem! Wir haben 10 Tipps für Dich gesammelt für deine erfolgreiche Online Konferenz. Zusätzlich gibt es ein paar Grundgedanken, die Dir bei der Organisation und Durchführung Deiner Digitalkonferenz helfen.
Basics für Deine Digitale Konferenz
Anders als bei einem vor Ort Event findet bei einer digitalen Konferenz die Veranstaltung hauptsächlich für ein Online Publikum statt. Der Fokus ist klar auf die Zuschauer vor dem Monitor gerichtet. Wie bei einer TV-Show, kann es ggf. ein kleines Publikum vor Ort geben.
Tipp 1: Detaillierter Regieplan für eine professionelle und unaufgeregte Produktion
Der Ablauf folgt einem Regieplan, der rechtzeitig vor der Show ausgearbeitet und mit allen Beteiligten geteilt wird. Eine Liebe zum Detail schadet hier nicht. Je genauer die Speaker, der Regisseur am Bildmischer und die weiteren Beteiligten über den Ablauf Bescheid wissen, umso erfolgreicher und ruhiger wird der Ablauf.
Tipp 2: Abwechslungsreiche Show mit klarer Gliederung für hohe Konzentration Deiner Zuschauer
Nicht zu viel und nicht zu wenig. Wo gilt das nicht? Pack Deine Konferenz nicht zu voll mit Highlights und Überraschungen, zieh es nicht zu sehr in die Länge und biete Deinen Zuschauern Orientierung durch eine klare Gliederung. Wenn der Zuschauer genau weiß, bei welchem Punkt der Konferenz er gerade ist, umso einfach kann er folgen. Geplante Pausen helfen im Zeitplan zu bleiben und bieten Raum für einen “Werbeblock”, der in der Pause abgespielt werden kann. Nach unserer Erfahrung sollten die Pausen allerdings nicht zu lange sein, sondern genauso wie die Inhalte kurz, prägnant und intensiv.
Tipp 3: Beteiligung der Zuschauer und Räume für Fragen
Du willst es sicher wissen: Wann ist Dein Publikum dabei und wann driftet es ab? Dann frag nach!
Eine Umfrage nach jedem Vortrag oder während eines Vortrags lockert auf und bietet dem Speaker ein – wenn gewünscht – sehr detailliertes Feedback. Auf jeden Fall bringen Sie einen Perspektivenwechsel mit sich, der sich gerade als Joker in einer digitalen Konferenz einfach ausspielen lässt.
Bei Vor-Ort Events werden die drängendsten Fragen oft nicht gestellt. Viele Teilnehmer trauen sich nicht, vor einer größeren Gruppe ein Frage zu stellen. Habe ich aber online die Möglichkeit meine Frage zu formulieren und abzuschicken, bin ich ggf. weniger gehemmt und stelle meine Frage. Und das Beste für den Zuschauer: Ich bekomme sogar eine Antwort! Werden zu viele Fragen gestellt während des Vortrags, beantworten viele Speaker im Nachgang beispielsweise per Mail alle eingereichten Fragen.
Tipp 4: Video on Demand für Zuschauer, die nicht live dabei sein konnten
Der größte Anteil an Arbeit ist geleistet: Die Vorträge sind gehalten, Diskussionen sind geführt und das Beste: Alles ist aufgezeichnet und kann wieder ausgespielt werden.
In Video on Demand Inhalten liegen viele weitere Potenziale Deines Events. Du könntest weiterhin via Registrierung Deiner Zielgruppe Zugang zu den Inhalten anbieten. Durch die Registrierung weißt Du, wer sich für Deine Themen interessiert. Durch ein abgestimmtes Tracking kann sogar genau bestimmt werden, wer sich welchen Vortrag im Nachgang wie lange angesehen hat. Ein perfekter Ansatzpunkt für Deinen Vertrieb!
Tipp 5: Plattform im Design Deiner Marke zur Stärkung Deiner Brand
Du kennst Teams, Zoom und YouTube. Willst Du für diese Marken und Tools Werbung machen? Eigentlich nicht, wenn es nicht sein muss. Überlege daher: Willst Du Deine Veranstaltung nicht auf ein höheres Level heben? Lade Deine Gäste auf Deine eigene Plattform ein. Unter www.veranstaltungsname.deinUnternehmen.com bestimmst Du zum Beispiel, wie das Branding der Veranstaltung aussieht und wo der Player Deiner Konferenz positioniert ist. Fremde Marken verbannst Du ganz einfach komplett von der Bildfläche. So ist der Fokus ganz klar definiert.
Tipp 6: Registrierungsformular für Deine Zuschauer – gezieltes Tracking und Nachbetreuung
Deine digitale Konferenz verfolgt bestimmte Zwecke: Vielleicht ist es eine Veranstaltung, um Leads zu generieren für Deinen Vertrieb? Dann möchtest Du im Nachgang genau wissen: Wer war dabei? Wofür hat sich mein Publikum interessiert? Und bei wem soll ich nochmal nachfassen?
All das stellt bei einer Konferenz, die digital durchgeführt wird, keine große Herausforderung dar. Benutzerregistrierung nach Einladung, Zuweisung von Berechtigungen und detailliertes Tracking sind hier selbstverständlich. Dein Vertrieb wird es Dir danken!
Tipp 7: PDFs, PPTs, CVs, Case Studies – alles per Download bitte
Kennst Du die am häufigsten gestellte Frage bei einem Vortrag? Nein? Dann hier für Dich zur Erklärung: “Kann man die PowerPoint anschließend als Download bekommen?”
Als Produktionscrew für Livestreams haben wir diese Frage schon oft gehört und gelesen. Es gibt dafür sogar ein eigenes Phrasenschwein, das immer gefüttert wird, sobald die Frage gestellt wird.
Aber im Ernst: Mach es Dir und Deiner Zuhörerschaft einfach: Plane mit einem Download-Bereich in Deiner Livestream-Plattform, den Du bereits vor der Veranstaltung mit relevanten Infos befüllst: zum Beispiel vorbereitende Unterlagen / Grundwissen zu Vorträgen / Produktdatenblätter oder die CVs der Vortragenden.
Nach der Veranstaltung oder direkt nach den Vorträgen können dann die PPTs oder PDFs im Download-Bereich aktualisiert und zur Verfügung gestellt werden. Hier noch der wichtige Hinweis: Urheberrecht beachten! Vergewissere Dich bitte, dass nicht nur die Speaker damit einverstanden sind, dass Du deren Vorträge teilst, sondern dass auch die Speaker selbst in Ihren Unterlagen Urheber- und Bildrechte beachtet haben. Ggf. kannst Du auch darum bitten, dass die Vortragenden eine Kurzform des Vortrags nur für den Downloadbereich erstellen? Dein Publikum wird Dich für den zusätzlichen Service auf jeden Fall feiern.
Tipp 8: Setting: Raus aus dem Büro und rein ins Studio!
Am Anfang des Artikels hatten wir schon den Vergleich zur TV-Show. Natürlich wirst Du für Deine Sendung kein eigenes Studio bauen, aber der Anspruch sollte dennoch hoch sein. Mit dem passenden Raum, Licht und ein Deko lässt sich oft deutlich mehr ausrichten, als man meint.
Bitte versteck Dich und Deine Konferenz nicht im falschen Raum. Wir haben drei Lösungsansätze:
- Regionales Livestream Studio: In München gibt es z.B. das Livestream Studio in der Trausnitzstraße. Dort steht Dir neben dem Raum auch ein komplettes Produktionsteam zur Seite. Dein Vorteil: Raum, Technikpartner und Crew -> Hier hast Du alles in einem. Das spart richtig viel Zeit bei der Suche und Vorbereitung.
- Große Räume mit Tiefe: Vielleicht gibt es in Deinem Umfeld einen Raum, den Du wegen seiner Größe oder Offenheit nicht in Betracht für die Produktion Deiner Show genommen hast. Ggf. Ist aber genau das die Lösung: Vielleicht kannst Du auch in einer Lobby – oder mit Blick in eine Lobby – produzieren. So “rührt” sich etwas unscharf im Hintergrund, Du hast ein Abwechslungsreiches Bild mit echter Größe und Tiefe.
- Ein bedruckter Hintergrund macht jede Kammer zum Studio: Das ist unser dritter Tipp für eine gelungene Produktion einer digitalen Konferenz. Mit einem großzügig bedruckten Hintergrund aufgezogen auf einem Spannrahmen können hoch professionelle Hintergründe erzeugt werden. Wir haben hier oft Größen von bis zu 5 Metern Breite und 3 Metern Höhe bei selbststehenden Systemen im Einsatz.
Und noch ein Plädoyer für Dekoration und Beleuchtung: Gönn Dir! Pflanzen, Blumen, farbige “Flecken” im Hintergrund, ein Spot oder bunter Lichtkegel im Hintergrund machen echt was her. Wenn Du also noch ein wenig Budget übrig hast – hier ist es gut investiert!
Tipp 9: Probelauf, Generalprobe, Testlauf, Vorbesprechung
Nenn es, wie Du willst, aber verzichte auf keinen Fall darauf: Eine Generalprobe oder zumindest ein Durchlauf vor der “Show” machen Dich zum Profi einer Digitalen Konferenz. Typischerweise sind Deine Speaker mehrheitlich keine geborenen Moderatoren. Sie sind Spezialisten in Ihrem Fachbereich. Die Fragen werden kommen: “In welche Kamera soll ich blicken? Und wer kümmert sich um die Mikros? Muss ich das anschalten?”
Mit dem Probedurchlauf schaffst Du Klarheit, Sicherheit und Gelassenheit für die Liveproduktion. Du musst ja nicht alle Vorträge in voller Länge durchspielen, aber ein Schnelldurchlauf Deiner Show wirkt wahre Wunder!
Tipp 10: Profi-Crew mit großer Erfahrung spart Zeit, Geld und Nerven!
Wir bringen gerne den Vergleich mit dem Maler: Farbe, Pinsel und Abdeckfolie gibt es im Baumarkt zu kaufen. Aber wird deswegen jeder zum Maler?
Beim Livestream ist es ähnlich. Nur, weil ich regelmäßig Zoom und Teams für Konferenzen nutze, bin ich aber noch kein “Livestreamer”.
Natürlich wird es häufig unter einem Kostenaspekt betrachtet, der es auf den ersten Blick aufwendiger und teurer macht. Jedoch sind die Fallhöhen auch größer. Will ich mein Publikum digital beeindrucken, oder in der Bedeutungslosigkeit der Teams und Zoom-Meetings einer Arbeitswoche untergehen? Wahrscheinlich eher nicht. Deswegen solltest Du, wenn es das Budget erlaubt, unbedingt auf eine erfahrene Profi-Crew setzen. Die erfahrenen Livestream Profis geben Dir wertvolle Impulse für die Gestaltung deiner Tagung, liefern ein absolut einwandfreies Kamerabild ab und analysieren im Nachgang deine Zuschauerzahlen. Spare also nicht am falschen Ende, sondern setze auf Professionalität.