Eine Mitgliederversammlung abzuhalten, wird in Zeiten der Corona-Pandemie zu einer großen Herausforderung. Absagen der Veranstaltung ist keine Lösung. Doch was tun, wenn es keine Möglichkeit gibt, die Teilnehmer vor Ort zu versammeln? Livestream und Webcastlösungen bieten hier eine Alternative zur klassischen Präsenz-Versammlung.
Doch Mitgliederversammlungen stellen die Veranstalter vor zusätzliche Herausforderungen. Wie organisiert man rechtssichere Abstimmungen? Welche Möglichkeiten gibt es, live während der Versammlung Anträge zu stellen? Wie stellt man benötigte Unterlagen bereit? Wer kontrolliert, dass nur berechtigte Mitglieder teilnehmen? Wie verhindere ich Manipulationen bei der Abstimmung? Herkömmliche Videokonferenzen oder Livestreaming bieten diese Möglichkeiten nicht an.
Wir bei Livestream Services in München stellen mit unserem Online-Tool „Stream1.eu“ eine flexible, präzise an ihre Anforderungen angepasste Fullservice-Lösung zur Mitgliederversammlung bereit. Alle relevanten Bereiche und Aufgaben ihrer Versammlung lassen sich damit online abbilden. Dabei spielt es keine Rolle, ob lokaler Verein, oder ein Unternehmen mit weltweit tätigen Mitarbeitern. Auch wenn sie noch keinerlei Erfahrungen mit Streaming-Lösungen haben – unser professionelles Team unterstützt sie in allen Bereichen.
Anforderung Online Mitgliederversammlung mit Abstimmung
Ein Beispiel soll den Einsatz unserer Online-Mitgliederversammlung samt Online-Abstimmungstool verdeutlichen:
Nehmen wir einen fiktiven Radsportverein „Bikers worldwide e. V.“ an. Deren Mitglieder aus ganz Europa treffen sich üblicherweise jährlich zur Mitgliederversammlung in einer Messehalle. Diese Option steht diesmal nicht zur Verfügung. Dabei stehen wichtige Entscheidungen an. Wahl eines neuen Vorstands, die Erhöhung der Mitgliedsbeiträge sowie erweiterte Leistungen für die Mitglieder. Wichtig ist, dass alle Mitglieder Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und rechtssicher abstimmen können. Auch die Kandidaten für den neuen Vorstand benötigen Raum zur Vorstellung.
Umsetzung durch Livestream Services
Technik
In den Räumen der „Bikers worldwide e. V.“ hat sich der aktuelle Vorstand zusammengefunden. Unser Team ist mit Kameras, Ton- und Übertragungstechnik vor Ort.
Bedenken wegen des schmalbandigen Internetzugangs am Standort waren unbegründet. Als Komplettanbieter bringen wir grundsätzlich mittels Internet Bonding unser „eigenes Internet“ mit, welches durch Bündelung von bis zu sechs mobilen Internetzugängen genügend Bandbreite für ein beeindruckendes Livestream-Erlebnis bietet. Unser professionelles Kamerateam produzierte zusammen mit dem Vorstand bereits im Vorfeld ein Video, welches den Mitgliedern noch einmal die Highlights des Vereinsjahrs präsentiert. Auch mit den Vorstandskandidaten wurden frühzeitig Vorstellungsvideos gedreht. Wer nicht zu Drehterminen erscheinen konnte, steuerte eigene Clips bei. Beide werden in der Vorstellungsrunde als Einspieler präsentiert.
Über unsere DSGVO-konformen Server in Deutschland werden alle für den Versammlungsablauf benötigten Dokumente bereitgestellt.
In unserem virtuellen Studio in Hohenbrunn laufen all diese digitalen Fäden zusammen und werden schließlich über die Livestream-Regie in München zu einem professionellen Streaming-Erlebnis kombiniert.
Ablauf der Versammlung
Alle Mitglieder haben rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn einen personalisierten Link zu unserer Streaming-Plattform „Stream1.eu“, in diesem Fall zur Teilnahme an der Versammlung erhalten. So ist sicher, dass nur berechtige Mitglieder an der Versammlung teilnehmen.
Zu Beginn wird der vorproduzierte Einspieler gezeigt, um dann live mit der Tagesordnung aus dem Vereinssitz fortzufahren. Unser Moderator erklärt auf Wunsch zu Beginn den Ablauf und die Regeln.
Alle Mitglieder können die Versammlung in Bild und Ton live verfolgen. Egal ob sie am Smartphone, Tablet oder PC teilnehmen. Die Tagesordnung, alle Informationen zum neuen Vorstand und den geplanten Änderungen lassen sich auf die eigenen Geräte herunterladen.
Wer eigene Beiträge, wie zum Beispiel Ergänzungen der Tagesordnung beisteuern will, kann dies über Webcam und Micro tun. Hier sorgt unser virtuelles Studio für einen professionellen Ablauf. Auch Online-Diskussionen mit mehreren Teilnehmern sind möglich.
Abstimmung
Neben all der Streaming-Technik ist die Abstimmungsmöglichkeit das Herzstück der Online-Mitgliederversammlung. Unser erprobtes und flexibles Tool erlaubt Umfragen, Abstimmungen mit Ja/Nein, ermöglicht aber auch Multiple-Choice- oder freie Antworten.
Unser fiktiver Radsportverein hat Mitglieder mit unterschiedlichen Stimmrechten. Auch darauf sind wir vorbereitet. Unsere Lösung stellt sicher, dass es nicht zu unbefugten oder Mehrfachabstimmungen kommt.
Zusammenfassung
Livestream Services München bietet mit seinem Online-tool „Stream1.eu“ ein komplettes Paket an, um eine Mitgliederversammlung mit allen rechtlichen Erfordernissen online abzuhalten. Unser Service wird passgenau auf ihre Anforderungen zugeschnitten. Rufen Sie unverbindlich unter 089 41 41 453 0 an und lassen Sie sich von unseren Profis beraten.